Como gerenciar o Home Office dos seus funcionários

Com o avanço da tecnologia, é cada vez mais comum que as empresas adotem o Home Office como uma alternativa de trabalho. São inúmeras as situações que uma empresa pode aderir a ele: seja para mudar o ambiente, conciliar o trabalho com a vida pessoal, economia, em casos de doenças…

Desde que as regras sejam claras, qualquer empresa pode optar pelo home office. Mas há alguns desafios a serem enfrentados.

Como é uma prática relativamente nova, muitos profissionais ainda não estão aptos a comandar equipes à distância e nem colaboradores estão acostumados a trabalhar dessa forma. 

Portanto, é preciso saber quais são os desafios que podem surgir e como é possível gerenciar pessoas a partir desse modelos de trabalho. 

Confira abaixo as dicas para te ajudar a fazer uma gestão eficiente de home office na sua empresa.

O que é Home Office?

O significado de home office, ao pé da letra, seria de fazer da casa o escritório. Mas essa não é, de modo geral, uma realidade… 

O home office tem a ver com trabalhar fora do escritório, em lugares alternativos e não, necessariamente, de casa. Muitas pessoas realizam suas tarefas em cafés, hotéis, aeroportos…

Portanto, o home office é qualquer trabalho à distância, em um lugar diferente do escritório.

Como gerenciar uma equipe de Home Office

Antes de você implementar essa prática, é necessário analisar se é ou não válido para a sua empresa. 

Por exemplo, se o seu negócio precisa de pessoas criando produtos manualmente, talvez essa alternativa não seja ideal. 

Mas, se por outro lado, todos seus colaboradores – ou alguns deles – usam só o computador para trabalhar, o home office pode ser uma boa ideia em algumas situações. Portanto, analise o que vale ou não para sua empresa, antes de implementar.

Após avaliar e perceber que é uma boa alternativa, tenha em mente alguns do pontos abaixo:

1 – Entenda seu colaborador

Nem todas pessoas conseguem trabalhar fora de um ambiente de um escritório. No geral, é importante selecionar colaboradores que conseguem trabalhar de home office com autonomia e foco.

Uma outra questão é saber se o local onde o colaborador vai trabalhar. Algumas pessoas podem estar em locais que não conseguem se concentrar por algum motivo, seja familiar ou outros. 

Além disso, para se trabalhar de casa, é necessário ter um computador com os programas que serão usados, além de uma boa internet.

2 – Faça reuniões

Reuniões são sempre importantes para que a equipe se mantenha alinhada e pense sobre os projetos da empresa. Mesmo em home office é preciso que elas sejam feitas periodicamente.

Nesse caso, é preciso entender quais são as necessidades da sua empresa para definir quando as reuniões serão realizadas e com quem. Às vezes pode ser necessário fazer uma reunião mensal com todos os colaboradores e outras vezes é possível fazer semanalmente com os gestores de cada equipe. 

Pessoas que fazem muito home office e não possuem muito contato físico com a empresa, acabam dispersando um pouco do grupo como um todo. Portanto, as reuniões são importantes para que haja um aproximação.

3 – Determine e controle os horários

O ideal no home office é que as tarefas sejam realizadas em horário comercial e com tempo fixado. Horários muito flexíveis podem acabar com a produtividade da equipe.

Imagina se um colaborador começa a trabalhar de manhã e precisa falar com outro que só trabalha à noite… Isso pode gerar um problema na comunicação e influenciar nos resultados da empresa.

Definir horários também ajuda o colaborador e a empresa a separar lazer de trabalho.

Existem diversos aplicativos que controlam os horários, como um ponto online, que é possível colocar nos computadores 

Nota: horários flexíveis está ligado a freelancers.

4 – Faça a gestão das tarefas

Existem algumas ferramentas que ajudam a fazer um gerenciamento home office como o Trello e o Runrun.it. Com elas, o gestor pode acompanhar cada tarefa que está sendo realizada.

5 – Se comunique por áudio

A comunicação é essencial para o bom funcionamento de uma empresa. Muitas vezes, apenas mensagens de texto não têm o mesmo efeito que a voz da outra pessoa. 

Em caso de feedbacks ou conversas mais complexas, use o áudio para evitar falhas de comunicação. Às vezes, uma mensagem de texto é mal interpretada e pode ser evitada com uma mensagem de voz.

Como se organizar com a sua equipe

Deixe claro algumas informações importantes para seus colaboradores sobre o home office. Muitos não sabem lidar com essa alternativa de trabalho e acabam não sendo tão produtivos. 

Para isso, deixe claro alguns pontos muito importantes para eles antes de começar a aderir ao home office:

• Planejamento: organize com a sua equipe quais são as tarefas que precisam ser realizadas e defina os prazos.

• Ficar longe de distrações: enfatize esse tópico com seus colaboradores. Por mais óbvio que possa parecer, alguns podem não ter essa consciência. Peça a eles que trabalhem longe de qualquer coisa que possa tirar a concentração.

• Equipamento: para se trabalhar de home office é preciso que os equipamentos estejam funcionando corretamente para que não haja problemas. Dependendo do trabalho, só um bom computador resolve, mas também pode ser necessário impressora, celulares… Então, veja se o seu colaborador tem tudo que é necessário.

• Acesso à internet: a internet é fundamental no home office. Peça aos seus colaboradores que tenham uma de boa qualidade e com um suporte técnico eficaz.

• Levar materiais importantes: por conta da rotina no escritório, algumas pessoas acabam esquecendo de levar materiais importantes para o home office. Lembre aos colaboradores de não esquecerem o necessário para o trabalho.

• Roupas para trabalhar: essa dica pode parecer boba, mas é muito importante. A forma como nos vestimos cria um hábito no nosso cérebro, que reconhece que estamos indo trabalhar. Usar pijamas para trabalhar em home office pode diminuir a produtividade, porque o cérebro associa ao descanso. Não é necessário usar roupas formais, mas colocar uma roupa diferente interfere no comportamento. Comunique isso aos seus colaboradores.

Dicas de ferramentas para home office

Trello – é uma ferramenta que ajuda a organizar as tarefas de cada equipe e especifica os prazos de entrega.

Evernote – é possível compartilhar informações em diferentes níveis de privacidade, organizar tarefas, fazer anotações e armazenar vários tipos de arquivos.

Harvest – gerencia o tempo de cada tarefa que está sendo realizada.

Time Doctor – essa ferramenta tira prints de tempos em tempos da tela do computador, além de contar o tempo de trabalho.

Webex – usado para vídeo conferências e reuniões online.

Togg! – controla as horas trabalhadas, além de gerar um gráfico com quais tarefas estão demandando mais tempo.

Basecamp – auxilia equipes a finalizarem um mesmo projeto juntos. É possível compartilhar diversos tipos de arquivos, define prazos, distribui tarefas.

Slack– auxilia na comunicação interna da empresa.

Como aumentar a produtividade no Home Office

Mesmo com as facilidades da tecnologia para se trabalhar de qualquer lugar, nem sempre é fácil manter uma rotina de home office. Muitas pessoas têm dificuldade com essa dinâmica de trabalho por não conseguirem criar uma rotina sozinhas, sem distrações e com foco.

Se você está interessado em melhorias na gestão da produtividade do home office da sua equipe ou da sua própria rotina de trabalho à distância, confira nosso artigo com 5 Dicas para aumentar a produtividade no home office: